Surat Edaran tentang Penegakan Kepatuhan terhadap Tertib Administrasi dan Prosedur Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)

Menindaklanjuti surat kami terdahulu Nomor B-28/KSN/S/LN.00/09/2022, tanggal 28
September 2022, pada intinya menyampaikan pembukaan kembali penanganan administrasi PDLN
secara menyeluruh pasca Pandemi COVID-19, dengan hormat kami sampaikan untuk mendukung
tertib administrasi PDLN seluruh Kementerian/Lembaga/Daerah/Instansi (K/L/D/I) kiranya Saudara
dapat mendorong kepatuhan terhadap pengaturan prosedur PDLN dengan ketentuan sebagai
berikut:
1 . PDLN dilakukan dengan berpedoman pada Instruksi Presiden Nomor 11 Tahun 2005 tentang
Perjalanan Dinas ke Luar Negeri.


2 . Kegiatan PDLN dilakukan dengan sangat selektif, yaitu hanya untuk kepentingan yang sangat
tinggi dan prioritas yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan.


3 . Rombongan peserta perjalanan dinas ke luar negeri diupayakan dalam jumlah yang sangat
terbatas dan hanya yang bidang tugasnya sangat terkait dengan substansi yang akan dibahas.


4 . Perjalanan dinas ke luar negeri dilakukan setelah mendapatkan izin Kementerian Sekretariat
Negara dengan langkah-langkah:
a. Permohonan izin kepada Kementerian Sekretariat Negara diajukan melalui aplikasi SIMPEL
dalam jangka waktu paling lambat 1 (satu) minggu sebelum rencana tanggal keberangkatan;
b. Pengajuan berkas permohonan PDLN wajib dilengkapi dengan dokumen sekurang-kurangnya:
1) konfirmasi keikutsertaan individu dari pihak luar negeri yang menjadi mitra
penyelenggara;
2) korespondensi rencana pelaksanaan kegiatan PDLN dengan perwakilan Pemerintah
Republik Indonesia pada negara yang dituju;
3) jadwal/agenda/rundown kegiatan yang valid bersumber dari penyelenggara;
4) keterangan pembiayaan dari pengundang, khususnya bagi kegiatan PDLN yang dibiayai
sepenuhnya atau sebagian dari donor;
5) Kerangka Acuan Kerja/Term of References/Rencana Tindak Lanjut, khususnya untuk
kegiatan PDLN terencana dan melibatkan peserta berjumlah paling sedikit 3 (tiga) orang;
6) rekomendasi dari Direktorat Keamanan Diplomatik, Kementerian Luar Negeri, untuk PDLN
ke negara yang tidak memiliki hubungan diplomatik dengan Indonesia; dan
7) perjanjian tugas belajar bagi kegiatan PDLN dalam rangka mengikuti pendidikan gelar.
c. Komponen pembiayaan agar diisi dengan data yang tepat atau paling tidak mendekati dari
jumlah aktual rencana pembiayaan PDLN.
d. Guna mempercepat penanganan permohonan PDLN, agar pengisian form aplikasi dapat
dilakukan secara lengkap dan teliti, dengan kesalahan input yang minimal.


5 . Persetujuan PDLN diberikan untuk durasi kegiatan substantif yang terverifikasi sesuai rujukan
peraturan dan kebijakan yang berlaku. Untuk pengaturan tanggal keberangkatan dan kepulangan
sepenuhnya diserahkan kepada Kementerian/Lembaga sesuai prinsip kewajaran, efisiensi,
efektivitas, dan objektivitas, yang dituangkan dalam Surat Tugas internal masing-masing
Kementerian/Lembaga. Khusus untuk perjalanan dinas Menteri/Pejabat setingkat Menteri, pengaturan jadwal keberangkatan dan kepulangan agar dilakukan secara efektif dan efisien dengan mengacu pada
persetujuan Presiden.


6 . Kementerian Sekretariat Negara akan melakukan penelaahan secara seksama terhadap urgensi
kegiatan PDLN dan jumlah rombongan yang diajukan. Dalam hal terdapat indikasi negatif,
termasuk keabsahan dokumen pendukung yang tidak dapat diverifikasi karena sebab tertentu,
Kementerian Sekretariat Negara akan melakukan penolakan terhadap permohonan PDLN yang
diajukan dan akan mengambil langkah tegas untuk menangani hal dimaksud.


Surat edaran ini agar menjadi pedoman dalam pengajuan permohonan persetujuan
penugasan bagi seluruh peserta PDLN yang melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri.

PDF Link

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.